06 Sep Employers & HR Managers: The truth behind recruitment agency fees

(French version below)

It has always amazed me to see how little the external recruitment sector and its workings were known to the public, in a context where, nevertheless, their services have never been so widespread and used in Luxembourg.

In this article, I focus on a central aspect of the relationship between a recruitment firm and its client: “Price,” and I give some tips on how to negotiate the best conditions of collaboration.

“Je vous parle d’un temps, que les moins de 20 ans, ne peuvent pas connaître…”*

(*“La Bohème”; Charles Aznavour-French singer)

The Internet, new technologies, and digitalization have primarily contributed to lowering the costs of outsourced recruitment.

In the past, identifying potential candidates in a company was a complex task, which could take several weeks, with organizational charts to make and undo, the most twisted role-playing games, etc. Attracting candidates and getting them to apply was complicated, with an obligation to go through paper ads, which were long and, therefore…more expensive.

Today, many tools are available to save time and thus limit costs, to the benefit of the end customer who pays the bill: ATS & CRM allowing to publish ads on all sites at once, social networks facilitating identification and contact, plug-ins allowing to find public contact information public and to send automatic messages to targeted people… The business and its tools are evolving. From a slow and meticulous work that resembles private detective or sometimes industrial espionage, we are moving towards an ultra-connected and fast “geek” activity, tending towards “IT.”

The generalization of “Contingency recruitment”…

For several years now, we have been observing a gradual disappearance of the retainer system (used to cover search costs) with a contingency recruitment method that is reassuring for the client, who will only pay the recruiter once the recruitment has been finalized. For several weeks or even months, the recruiter bets on the future and works without being paid, with the uncertainty that the mission will be completed (strategic turnaround at the client, internal reorganization, outright elimination of the position…).

The generalization of this contingent recruitment, even if it is intended to be very reassuring and risk-free for the client, nevertheless has a drawback because it puts all the “risk” on the recruiter, who will be the only one to suffer a loss on the means committed if the project is not finalized. It is this imbalance in risk-sharing that makes recruiters reluctant to review their rates.

And it is the combination of this condition with another that makes it almost impossible for the recruitment industry to lower prices.

… and the systematic competitive bidding of firms

Indeed, what could be more logical in the mind of a company than to call upon several agencies to ensure that it reaches more candidates and to compensate for the potential inefficiency of one agency with another? It is obvious that the emulation created by using several providers will guarantee the client that they will struggle to make a success of the recruitment.

But it turns out that this logic is contrary to that of the recruiter. Applied en masse to an entire market, it will have the effect of maintaining prices in the sector.

Explanations: The recruiter, paid only on success, and systematically put in competition with other agencies, will have a lower probability of invoicing, contrary to the historical model of exclusivity with the down payment. This results in general maintenance of fees at a certain level because, in case of success on one assignment, the amount invoiced will compensate for all the “failed” ones, in which the recruiter has dedicated time without being paid.

What conditions should you negotiate to get the best out of your recruitment provider?

The success fee method, when combined with competitive bidding between providers, is, therefore, a false good idea.

Instead, negotiate a lower fee against an exclusivity, or even a retainer, even a symbolic one, demonstrating your commitment and therefore reassuring your provider. In addition to lowering the final grade, this will increase your chances of getting quality service because you will have a dedicated recruiter, much more motivated because he will be much more likely to be remunerated.

…Much more likely than competing with 3 or more agencies. I’ve seen many companies that were soliciting 3 agencies on the same recruitment and were surprised to receive no interesting CVs or no CVs at all. Their reaction? Add 1 or 2 more agencies! This is the best way to discourage recruiters from dedicating time to their mission.

Would you want to give your all on a mission for which you have very little chance of success? The recruiter will logically favor clients with whom he has a strong and trusting relationship!

And don’t think that by keeping the number of agencies involved secret, you will avoid this situation. Recruiters will soon realize that they are not alone on the mission from day one. Indeed, multiplying the number of providers will not multiply the number of available candidates; it will merely have negative consequences on your employer branding: Imagine yourself as a candidate. Agencies will approach you in a pressing (even oppressive) way for the same job because they know they compete with each other.

In terms of image and reputation, we saw better for the employer, who will be seen as a company that favors volume over quality and desperate in its search.

Candidates also judge your company by your ability to select a quality provider. The external recruiter is your ambassador in the market and will speak on your behalf. You will therefore be associated with him, hence the interest in choosing a quality recruiter, an expert in your fields of activity, understanding the position you wish to recruit for, but that’s another matter 😊.

Version française:

Employeurs & HR Managers : la vérité derrière les tarifs des cabinets de recrutement.

Il m’a toujours étonné de constater à quel point le secteur des cabinets de recrutements et ses rouages étaient mal connus du public, dans un contexte où, pourtant, leurs services n’ont jamais été aussi répandus et utilisés à Luxembourg.

Dans cet article je m’attarde sur un aspect central de la relation entre un cabinet de recrutement et son client: « Le prix », et je donne des pistes pour négocier les meilleures conditions de collaboration.

« Je vous parle d’un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître… »

Internet, les nouvelles technologies et la digitalisation ont largement contribué à faire baisser les coûts d’un recrutement externalisé.

En effet, auparavant, identifier des candidats potentiels en entreprise était une tâche complexe, qui pouvait prendre plusieurs semaines, avec des organigrammes à faire et défaire, des jeux de rôles les plus tordus etc. Attirer les candidats et les amener à postuler était compliqué, avec une obligation de passer par des annonces papiers, des démarches longues donc…plus chères.

Aujourd’hui de nombreux outils permettent de gagner du temps et donc de limiter les coûts, au profit du client final qui paie la facture : des ATS & CRM permettant de publier les annonces sur tous les sites en une seule fois, des réseaux sociaux facilitant l’identification et la prise de contact, des plugs-in permettant de trouver des coordonnées (publiques) et d’envoyer des messages automatiques aux personnes ciblées… Le métier et ses outils évoluent. D’un travail lent et méticuleux se rapprochant du détective privé ou parfois de l’espionnage industriel, nous nous dirigeons vers une activité de « geek » ultra connectée et rapide, tendant vers « IT ».

La généralisation de la méthode dite «au succès»…

Depuis un certain nombre d’années, nous observons une disparition progressive du système d’acompte (servant à couvrir les frais de recherches) avec une méthode dite « au succès » rassurante et sécurisante pour le client, qui ne paiera le recruteur que lorsqu’il aura finalisé le recrutement. Pendant plusieurs semaines voire plusieurs mois, le recruteur parie sur l’avenir et travaille sans être rémunéré, avec l’incertitude que la mission ira à son terme (revirement stratégique chez le client, réorganisation interne, suppression pure et simple du poste…).

La généralisation de la méthode au succès, même si elle se veut sans engagement financier au démarrage pour le client, comporte néanmoins un inconvénient car elle fait porter tout le risque sur le recruteur, qui sera le seul à subir une perte sur les moyens engagés si le projet ne se finalise pas. C’est bien ce déséquilibre dans le partage du risque qui rend les recruteurs peu enclins à revoir leurs tarifs.

Et c’est la combinaison de cette condition avec une autre qui rend presque impossible, au secteur du recrutement, une baisse de prix.

… et la mise en concurrence systématique des cabinets

En effet, quoi de plus logique dans l’esprit d’une entreprise, que de faire appel à plusieurs agences afin de s’assurer de toucher plus de candidats et de palier l’inefficacité éventuelle d’une agence avec une autre. Il est évident que l’émulation créée en faisant appel à plusieurs prestataires va les motiver à produire du résultat rapidement.

Mais il s’avère que cette logique est presque contraire à celle du recruteur. Appliquée en masse sur tout un marché, elle aura pour effet un maintien des prix dans le secteur.

Explications : Le recruteur, payé uniquement au succès, et systématiquement mis en concurrence avec d’autres agences, aura une probabilité plus faible de facturation, contrairement au modèle historique d’exclusivité avec acompte. Ce qui a pour conséquence un maintien général des fees à un certain niveau, car en cas de succès sur une mission, le montant facturé viendra compenser toutes les missions non finalisées, dans lesquelles le recruteur aura dédié du temps sans être rémunéré.

Quelles conditions négocier pour tirer le meilleur de son prestataire de recrutement ?

La méthode des « success fees », lorsqu’elle est combinée avec la mise en concurrence des prestataires, est donc une fausse bonne idée.

Négociez plutôt une baisse de fees contre une exclusivité, voire contre un acompte, même symbolique, démontrant votre engagement et donc rassurant votre prestataire. En plus de diminuer la note finale, cela augmentera vos chances d’avoir un travail de qualité, car vous aurez un recruteur dédié, bien plus motivé car il aura bien plus de chances d’être rémunéré…

…Bien plus de chances qu’en étant en concurrence avec 3 agences ou plus. J’ai vu beaucoup de sociétés qui sollicitaient 3 agences sur le même recrutement et qui s’étonnaient de ne pas recevoir de CVs intéressants, ou pas de CVs du tout. Leur réaction ? Ajouter 1 ou 2 agences supplémentaires ! C’est en fait la meilleur manière pour décourager les recruteurs de dédier du temps à leur mission.

Auriez-vous envie de vous donner à fond dans une mission pour laquelle vous n’avez que très peu de probabilité de réussir et donc d’être payé ? Le recruteur va logiquement privilégier les clients avec lesquels il a une relation forte et de confiance !

Et ne croyez pas qu’en gardant le secret sur le nombre d’agences impliquées, vous éviterez cette situation. Les recruteurs vont très vite s’apercevoir qu’ils ne sont pas seuls sur la mission dès le premier jour. En effet, multiplier les prestataires ne va pas multiplier le nombre de candidats disponibles, cela aura simplement des conséquences négatives sur votre « employer branding » : Imaginez-vous en tant que candidat. Les agences vont vous approcher de manière pressante (voire oppressante) pour le même job, car elles se savent en concurrence.

En termes d’image et de réputation, on a vu mieux pour l’employeur, qui sera vu comme une entreprise privilégiant le volume à la qualité, et désespérée dans sa recherche.

Les candidats jugent aussi votre entreprise sur votre capacité à sélectionner un prestataire de qualité. Le recruteur externe est votre ambassadeur sur le marché et va parler en votre nom. Vous serez donc associés à lui, d’où l’intérêt de choisir un recruteur de qualité, expert dans vos domaines d’activités, comprenant le poste pour lequel vous souhaitez recruter, mais ceci est un autre sujet 😊